Dokumentová řešení

Digitalizace dokumentů a vytěžování dat

Elektronické a strojově čitelné dokumenty jsou trendem současné doby, umožňují rychle vyhledávat a sdílet informace a zvyšují efektivitu práce. Naše vlastní specializované centrum pro digitalizaci a vytěžování dokumentů je připraveno zpracovat vaše tištěné dokumenty  v plném rozsahu- skenování, indexace, vytěžování a validace.

Při přechodu na řízenou digitalizaci dokumentů na vstupu získáte okamžitou kontrolu a evidenci, podstatné zrychlení oběhu a vyřizování korespondence díky zavedení do systému spisové služby či DMS workflow. V rámci jednoho procesu můžete zároveň automaticky vytěžovat důležitá data (zákaznické, účetní, logistické informace…) a integrovat je do svých firemních systémů. Snížíte tak celkovou pracnost, ušetříte kapacity vázané na manuální zakládání dat a výrazně omezíte chybovost. Naše služby zajistí, že vaše práce bude rychlejší a jednodušší.

Proces digitalizace a vytěžování umíme připravit a zajistit jak ve vaší lokální podatelně, tak v našem centru pro digitalizaci dokumentů a vytěžování dat, či kombinovaně.

Archivace dokumentů

Nemůžete v dokumentech najít to, co právě potřebujete? Vytvoříme vám nový archivační systém. Vaši zaměstnanci získají přístup k potřebným dokumentům bez ohledu na to, kde jsou uloženy nebo o jaký typ dokumentu se jedná. Pravidla pro přístup k dokumentům se budou samozřejmě řídit vašimi požadavky.

Papírový archiv / Spisovna 

Postaráme se  o dlouhodobé uložení dokumentů dle archivačního/skartačního řádu. Může být zajištěna přímo v místě, pokud preferujete převzetí provozu své stávající interní spisovny, ale obvyklejším případem v praxi bývá převoz dokumentů do externí komerční spisovny, které často řeší problémy nevyhovujících stávajících prostorů.

Digitální archiv / Digitalizace archivu

V  této oblasti zabezpečujeme jak software pro vedení spisovny – umístění dokumentů ve spisovně, skartační znaky, vazbu na šanony (tedy elektronické evidenční údaje o papírových dokumentech), tak vlastní digitální archiv – uložení digitálních obrazů dokumentů či vazbu na papírové originály.

Skartace

Software řeší také proces skartace fyzických i elektronických dokumentů vázaný na řízení archivačních a skartačních lhůt dle platné legislativy.

Řízení toku dokumentů a firemních procesů (DMS / ECM)

V každé organizaci se pohybuje velký objem dokumentů - už v papírové nebo elektronické formě. Dokumenty vznikají, jsou reprodukovány, distribuovány, ukládány a měněny. V řadě procesů je nezbytné se k dokumentům vyjadřovat, komentovat, schvalovat, dělat verze, poté archivovat a v případě potřeby požadovaný dokument co nejrychleji dohledat, případně najít osobu, u které se momentálně nachází nebo zjistit stav jeho vyřízení či zpracování. Chcete-li mít ve své společnosti pevně pod kontrolou pohyb a životní proces dokumentu, je pro vás Document management system (DMS) vhodným řešením. V rámci DMS se nabízí možnost efektivního propojení s vašimi informačními systémy a zároveň lze navázat na námi nabízené služby Digitalizace dokumentů a Archivace dokumentů.

Se službou DMS vám zpracujeme analýzu a navrhneme nové řešení elektronické práce s dokumenty, zajistíme implementaci DMS systému jako uceleného řešení nebo zavedeme DMS (včetně provozu a podpory) formou cloudové služby.

Centrální produkce a reprodukce dokumentů

Centrální reprografie je vhodná pro tiskové úlohy, které nezvládnou vaše běžná kancelářská tisková zařízení, vyžadují speciální technologii či tisková média, nebo je potřeba vytisknout velké množství dokumentů v krátkém čase (manuály, uživatelské návody, technické dokumentace, skripta, učebnice, sborníky, výroční zprávy, prezentace, nabídky, letáky, katalogy nebo architektonické či projektové studie) případně je dokumentaci nutné různým způsobem dokončit (kompletace, vazby, ořezy, výseky, skládání apod.). Pro takové případy jsou tu služby Centrální reprografie, které zajistíme buď přímo ve vaší společnosti nebo v našem tiskovém centru, případně velmi často  kombinujeme obě varianty.

Outsourcing dokumentových činností

Outsourcing přestavuje převzetí některé z oblastí spojené se zpracováním dokumentů do naší správy. Umíme tak vybudovat provozy podatelny, spisové služby (spisovny), digitalizace, archivace, centrální reprodukce. Jsme také připraveni převzít a provozovat vaše stávající pracoviště, a to i s vašimi zaměstnanci a vybavením. Outsourcing dokumentových činností lze řešit jak u vás, včetně našich on-site pracovníků, tak v našich specializovaných centrech pro digitalizaci a archivaci, případně je možné využít kombinací obou možností.

Díky outsourcingu získáte spoustu času a prostředků, které můžete věnovat vašemu hlavnímu oboru. Vše, co je spojené s provozem tiskových zařízení, je naší starostí.

Adresná korespondence a neadresná distribuce 

Každá organizace potřebuje komunikovat se svým okolím adresnou nebo neadresnou korespondencí. Pokud je však databáze těch, s kterými je třeba komunikovat, velká nebo také častá, vychází varianta využití našeho centra jednoznačně výhodněji než investování do vlastních zdrojů, případně je vhodné fixně nastavené řešení on-site.

Adresná korespondence

Služba je vhodná pro hromadné odeslání velkého objemu obchodních psaní vašim zákazníkům. Příkladem může být například pravidelný billing, obchodní nabídky, oznámení apod. V našem specializovaném centru z vámi dodaných dat připravíme personalizované tiskové sestavy, vše vytiskneme, vložíme do obálky, zajistíme jedno z nejnižších poštovných na trhu a odešleme konkrétnímu adresátovi.

Neadresná korespondence

Služba je vhodná pro rozesílání velkého množství obecných obchodních sdělení (například letáků), které distribuujeme dle vybraných oblastí (PSČ, městské obvody, ulice apod.) přímo do schránek obyvatel. V našem reprografickém centru vytiskneme vámi dodané dokumenty a zajistíme distribuci do požadované oblasti. Díky širokému týmu distributorů pokrýváme celou Českou republiku.