Schvalování dokumentů bez e-mailového chaosu

2. října 2026, 08:37

„Pošlete mi to ke schválení e-mailem.“

Jedna z nejběžnějších vět ve firmách může být zároveň začátkem procesu, ve kterém se velmi snadno ztratí přehled.

Kdo dokument aktuálně řeší? Kdo jej už schválil? Na koho se čeká? Která verze je poslední? A kde za několik měsíců dohledáme, kdo a kdy konkrétní rozhodnutí provedl?

Právě proto stále více firem nahrazuje schvalování prostřednictvím e-mailů a papírových dokumentů řízeným digitálním workflow.

Jeden proces, jedno prostředí

Platforma Team Assistant umožňuje propojit dokumenty, data, úkoly, uživatelské role, oprávnění a jednotlivé kroky procesu do jednoho prostředí.

Digitalizovat a řídit lze například:

• schvalování přijatých faktur,
• objednávky a nákupní žádanky,
• smluvní agendu,
• elektronické formuláře a checklisty,
• HR procesy,
• zakázky,
• další interní firemní agendy.

Každý krok procesu má jasně definovanou odpovědnost. Uživatelé tak vědí, co mají udělat, na koho se aktuálně čeká a v jakém stavu se daný požadavek nachází.

Současně vzniká dohledatelná auditní stopa, díky které je možné zpětně zjistit průběh procesu, provedené změny i jednotlivá rozhodnutí.

Nejdříve zjednodušit, potom automatizovat

Cílem digitalizace není převést současný nepřehledný proces pouze do elektronické podoby.

Smyslem je nejprve proces analyzovat a zjednodušit, odstranit zbytečné kroky a následně jej nastavit tak, aby byl maximálně efektivní, transparentní a podle potřeby automatizovaný.

Chcete zjistit, které firemní procesy lze digitalizovat a zjednodušit i ve vaší společnosti?

Kontaktujte nás:

Tomáš Melecký
tomas.melecky@zmgroup.cz

Marian Čábi
marian.cabi@zmgroup.cz